Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi
pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang
terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini
akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :
1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan
lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga
melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses
penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
2. Perencanaan
Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya
maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.
3. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata
kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf
yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
4. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi
pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana
tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai
perencanaan.
5. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah
memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu,
pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.
6. Mengapa tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat
membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
1.
keputusan untuk meneruskan pesan
2.
keputusan untuk menanggapi audiens
3.
keputusan untuk memusatkan isi pesan
7. Tujuan komuikasi
bisnis.
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi
informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi.
8. Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut
sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
1.
apakah tujuan tersebut realistik
2.
apakah waktunya tepat
3.
apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4.
apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan
9. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang –
gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami
kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi
akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan
investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
1.
menentukan ukuran serta komposisi audiens
2.
siapa audiens
3.
reaksi audiens
4.
tingkat pemahaman audiens
5.
hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan audiens
akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan
informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan
lima tahap di bawah ini ;
1.
cari apa yang diingikan oleh audiens
2.
antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3.
berikan semua informasi yang diperlukan
4.
pastikan bahwa informasinya akurat
5.
tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan
kebutuhan motivasional audiens
Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang
ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan
– pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan
argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan
cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.
10. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah
menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada
satu tema pokok yaitu ide pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus
diidentifikasikan terlebih dahulu :
1. Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain
:
1.
storyteller’s tour
2.
random list
3.
cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4.
journalist approach
1.
question and answer approach
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan
kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu
yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok
yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
11. Seleksi saluran dan media
Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui
dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan
memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang
ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah
informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat
mereka.
2. Komunikasi Tertulis
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis
mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka.
Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan
catatan permanan untuk referensi.
