Data statistik menunjukkan bahwa
komunikasi yang bersifat rutin merupakan faktor penting dalam bisnis. Oleh
karena itu maka komunikasi yang bersifat rutin harus dikelola dengan baik
sehingga dapat memperkecil biaya dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi
komunikasi. Beberapa cara yang dapat digunakan dalam mengelola komunikasi rutin
antara lain:
a. Mengurangi jumlah pesan semaksimal
mungkin.
Hal ini perlu dilakukan karena pada
prakteknya banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang
hanya memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap
penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.
b. Memberikan instruksi yang jelas.
Orang yang bertanggung jawab untuk
menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran
perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus menganalisa
apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal
ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang
baik dengan para stafnya.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Oleh karena keterbatasannya sebagai
manusia, manajer sebaiknya mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.
d. Melatih penulis dan pembicara
Dengan memberikan pelatihan tentang
teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan
rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya,
perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.
Agar Terjadi Keberhasilan Komunikasi
Bisnis Maka Harus Memperhatikan Hal-Hal Berikut :
Menentukan tujuan komunikasi
Menentukan sasaran komunikasi atau
audience
Menentukan ide utama pesan yang akan
disampaikan
Menentukan channel dan medium yang
akan digunakan untuk mengirim pesan.
Menentukan cara pengorganisasian dan
nada pesan.
Tujuan Komunikasi
Alasan penentuan tujuan komunikasi
adalah:
1) Untuk menentukan apakah komunikasi
memang diperlukan.
2) Untuk memberikan respon yang tepat
kepada audience
3) Agar isi pesan dapat lebih
terfokus.
4) Agar channel dan medium komunikasi
dapat dipersiapkan terlebih dahulu.
Tujuan umum pesan bisnis ada tiga
yaitu:
1) Untuk menginformasikan
2) Untuk membujuk/ melakukan
kerjasama
3) Untuk memberikan hiburan
(entertainment)
Beberapa pertanyaan yang dapat
digunakan untuk mengevaluasi tujuan pesan:
1) Apakah tujuan yang hendak dicapai
pesan melalu pesan memang realistis?
2) Apakah memang saatnya sudah tepat
untuk mengirimkan pesan?
3) Apakah pesan dikirimkan oleh orang
yang tepat?
4) Apakah tujuan pesan dapat diterima
oleh organisasi?
Menganalisa Audiens
Penganalisaan audience bertujuan
untuk menentukan materi yang akan dicakup dalam pesan serta cara penyampaian
pesan. Adapun penganalisaan audience dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan
di bawah.
1) Mengembangkan dan menganalisa
karakters audience
· Berapa jumlah dan bagaimana
komposisi audience?
· Siapakah audience atasan, bawahan,
teman sejawat, atau publik?
· Bagaimana kira-kira reaksi audience
terhadap isi pesan?
· Bagaimana kira-kira tingkat
pemahaman audience terhadap topik?
2) Mampu memuaskan audience dengan
informasi yang disampaikan
· Berusaha mengetahui informasi apa
saja yang ingin diketahui oleh audience
· Menyiapkan jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan yang diperkirakan akan disampaikan audience.
· Menyiapkan pertanyaan-pertanyaan
terhadap audience
· Menyiapkan informasi-informasi yang
akurat
· Menekankan isi pesan terhadap
hal-hal yang paling menarik perhatian audience.
3) Mampu menyesuaikan isi pesan dengan
situasi dan kondisi audience. Hal ini perlu dilakukan karena audience mungkin
hanya:
· Mempunyai waktu sedikit
· Mungkin merasa terganggu
· Mungkin hanya memberikan prioritas
rendah terhadap pesan.
Pemilihan Chanel Dan Media
Pesan dapat dibedakan berdasarkan
tipe-tipenya, dan setiap tipe pesan memerlukan channel yang berbeda satu sama
lainnya. Secara umum, komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi oral dan
tertulis.
A. Komunikasi Oral
Komunikasi oral sangat tepat jika
digunakan untuk menyampaikan pesan yang bertujuan untuk mendorong audience agar
mau melakukan kerjasama. Komunikasi formal juga merupakan pilihan yang tepat
jika:
Ø Pengirim pesan menginginkan umpan balik dengan cepat
Ø Isi pesan bersifat sederhana dan mudah diterangkan
Ø Isi pesan tidak memerlukan pencatatan secara formal
Ø Untuk menyampaikan pesan terhadap sekelompok audience yang
mempunyai lokasi yang sama.
Ø Untuk mendorong audience agar mau berpartisipasi dalam
memecahkan masalah atau untuk mengambil keputusan bersama.
Ø Terdapat berbagai macam bentuk komunikasi formal. Contoh
bentuk-bentuk komunikasi formal dapat dilihat di bawah ini:
Ø Percakapan tanpa direncanakan sebelumnya.
Ø Percakapan melalui telepon
Ø Interview
Ø Rapat dalam kelompok kecil
Ø Seminar
Ø Workshop
Ø Program-program pelatihan
Ø Pidato secara formal
Ø Presentasi
Ø Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis sangat bervasiasi
ditinjau dari segi formalitasnya. Dengan menggunakan komunikasi tertulis, maka
pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengontrol pesan.
Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah:
Surat
Surat biasanya digunakan untuk
menyampaikan dokumen-dokumen singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman.
Memo
Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan yang bersifat rutin.
Laporan dan Proposal
Laporan dan proposal digunakan untuk
menyampaikan pesan yang bersifat kompleks dan objektif.
Berdasarkan tujuannya, surat dan memo
dapat diklasifikasikan dalam 4 kategori yaitu:
1. Permintaan langsung
2. Menyampaikan informasi rutin yang
bertujuan untuk menyampaikan berita baik atau berita yang bertujuan untuk
meningkatkan nama baik perusahaan.
3. Menyampaikan berita buruk
4. Menyampaikan informasi yang
bersifat membujuk.
Penyusunan
Dalam tahap ini, ide atau isi pesan
dituangkan dalam bentuk kata-kata, kalimat-kalimat, serta paragraf-paragraf.
Selain itu, ditentukan juga cara pengilustrasian serta informasi lainnya yang
akan digunakan untuk mendukung ide pokok pesan.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar